Nous avons soif d'informations mais nous sommes submergés par un flot de données

Les silos de données représentent un sérieux problème pour les services de gestion des risques et des assurances de beaucoup d'entreprises.

Prenons par exemple la liste des sinistres dommages de l'assureur A, la liste des sinistres responsabilité civile de l'assureur B et la liste des sinistres transport du courtier qui s'occupe du programme de transport international. Sans oublier une éventuelle solution en ligne bricolée pour la saisie d'incidents non assurés ou de sinistres sous franchise.

Et cette liste des silos de données peut encore être rallongée; pour la gestion des informations liées au site, comme les montants assurés, type de construction, chiffres d'affaires, nombre de collaborateurs, il existe par exemple diverses listes Excel avec d'innombrables onglets, colonnes et macros qui bloquent des champs ou vérifient la qualité des données.

Et quant à vos données et informations sur les activités de Risk Engineering, comme visites de protection incendie, recommandations et coûts afférents : elles sont soit détenues par les ingénieurs de prévention des risques de l'assureur ou prennent la poussière dans des classeurs chez le client.

Pour la cartographie des risques, le tableau n'est pas plus réjouissant. Beaucoup d'entreprises qui commencent à structurer la saisie et  la gestion de leurs risques choisissent malheureusement Excel. Cela entraîne un grand nombre de processus et de données et de réelles difficultés pour les services de gestion des risques et des assurances, qui essaient de les maîtriser à l'aide d'outils informatiques improvisés.

Le problème des silos de données

Vos silos de stockage de données accumulées au fil des ans ont une influence sur la productivité, la qualité des données et la transparence. Les collaborateurs du service des assurances ont déjà assez de travail et ils passent le plus gros de leur temps à réclamer des données aux assureurs, aux courtiers et aux filiales, pour les vérifier et les consolider à la main, données dont les décideurs doivent ensuite se servir pour établir des analyses plus ou moins pertinentes.

Et pourtant, on ne réussit pas à avoir une vision d'ensemble sur la situation globale des risques, des assurances et des sinistres de l'entreprise.

Beaucoup de gestionnaires de risques et d'assurances n'ont pas de plan à long terme pour la gestion de leurs données. Ils se fient soit aux données qu'ils reçoivent de leurs prestataires de service (souvent à leur demande, incomplètes voire même erronées). Ou ils implémentent des outils informatiques qui sont censés être adaptés à la solution d'un problème concret. Les conséquences de cette prolifération anarchique sont une baisse de productivité, des données erronées et incomplètes, un manque de transparence et une hausse des coûts.

1. Productivité réduite

Comme nous l'avons déjà mentionné, le fait que les données soient réparties en plusieurs silos entraîne un surplus de travail administratif et donc des coûts très élevés. Ce temps passé à rechercher les données n'est plus disponible pour des tâches importantes comme l'optimisation du programme d'assurances, la garantie d'une couverture d'assurance adéquate ou l'identification d'actions de prévention des dommages avec le ROI (retour sur investissement) le plus élevé possible.

2. Données erronées et incomplètes

Dès que des données sont saisies manuellement, le risque d'erreurs de saisie augmente, entraînant la sauvegarde de données erronées. Les décisions prises par les gestionnaires de risques sur la base de données erronées sont éventuellement fausses et mauvaises pour votre entreprise.

Et bien plus grave : si vous sauvegardez les mêmes éléments de données et les mêmes informations dans des systèmes différents, il n'y a plus une seule version de la vérité, mais plusieurs. Si une version est mise à jour et pas l'autre, il en résulte des incohérences. Pour le processus de prise de décision, cela mène à la question de savoir laquelle des versions est correcte et mise à jour.

3. Manque de transparence

En raison des silos de données, la diffusion aux personnes concernées d'informations pertinentes pour la prise de décision est plus difficile et moins rapide. En effet, les données requises doivent être extraites d'innombrables silos ou être demandées auprès de vos filiales et de vos unités commerciales, avant de pouvoir être consolidées à des fins de reporting.

La réalisation d'évaluations, de vues d'ensemble, de tableaux de bord ou de dossiers d'appel d'offre devient un travail à temps plein sur plusieurs semaines. Et comme le processus de saisie, de consolidation et d'évaluation des données dure si longtemps, de nombreux Risk & Insurance Managers commencent à douter de la faisabilité et même de l'utilité d'un reporting régulier.

Les gestionnaires de risques qui persévèrent malgré tout gaspillent beaucoup de temps à relier des données erronées, dépassées et incohérentes, pour en faire quelque chose de sensé. Avec pour résultat des décisions qui ne sont pas basées sur des faits mais sur l'instinct du Risk & Insurance Manager, entraînant une hausse inutile des coûts des risques et d'assurances.

Une solution de gestion des données basée sur le cloud ouvre les silos

Et c'est justement le but pour lequel des solutions logicielles de gestion des risques et des assurances ont été développées : pour ouvrir les silos de données qui ont été créés pour un usage précis au cours de processus typiques (gestion de contrats/programmes, gestion des risques, gestion des sinistres, gestion des renouvellements etc.). Le cœur d'une telle solution de gestion des données est un entrepôt de données commun, centralisé dans un espace protégé sur le web. Les modules du logiciel (p. ex. gestion des contrats, des sinistres, des risques) sauvegardent leur données dans cette banque centrale de données. Les utilisateurs  de cette solution logicielle peuvent accéder à ces données en temps réel (dans la mesure où ils y sont habilités).

Avantage principal : ils doivent saisir une seule fois leurs données qui seront immédiatement disponibles sur tous les modules pour tous les utilisateurs habilités.

Ce qu'on appelle le SPOT (Single Point of Truth) est à la base de l'optimisation du coût total du risque au niveau de toute l'entreprise (TCOR), car la productivité est augmentée par l'ouverture des silos de données, la qualité des décisions améliorée grâce à plus de transparence et les coûts administratifs diminués.

Cette solution de gestion des données intégrée et basée sur le web constitue pour vous un outil qui vous aide en tant que Risk and Insurance Manager à identifier une sous-assurance (ou une sur-assurance) ou à détecter des modèles de sinistres et des tendances récurrentes. Cela contribue à économiser des coûts et à démontrer la contribution positive aux résultats de l'entreprise d'une gestion des risques et des assurances au niveau du groupe.