Pour les Risk & insurance managers, de bonnes données sont aussi précieuses que la poussière d'or ou le pétrole qui fait tourner à plein régime le moteur de souscription de votre assureur. Une super équipe, de bons processus et une grande expérience ne suffisent pas à eux seuls à vous permettre de diminuer les coûts du risque de votre entreprise, contribuant ainsi à son succès. Ce sont vos données qui sont décisives en la matière. Une saisie de données de bonne qualité devrait donc être l'objectif prioritaire pour le recours à d'un outil informatique pour la gestion des risques et des assurances.
En effet, grâce à plus de données de meilleure qualité, vous pouvez établir des évaluations basées sur des données fiables. Mais plus encore : vous pouvez en tirer partie beaucoup mieux, c'est-à-dire plus efficacement prinicpalement dans le cadre du renouvellement de votre programme d'assurance.
Par la suite, nous vous indiquons les trois facteurs les plus influants sur le succès de votre processus de collecte des données.
L'anticipation et la préparation sont essentielles
Il est bien connu qu'un renouvellement requiert beaucoup de temps et de ressources. Plusieurs mois peuvent s'écouler de l'envoie des questionnaires à la présentation finale. Plus tôt vous commencez les préparatifs, mieux c'est. Selon la devise "Start with the end in mind“, vous devriez concentrer toutes vos activités pour remplir la mission: "Présenter des données de qualité “. Cela ne marche que si vos interlocuteurs dans les filiales, votre courtier et les autres acteurs savent en temps voulu comment ils peuvent contribuer au succès de cette mission.
Une fois que vous avez obtenu cela, posez-vous les questions suivantes :
- Votre profil de risque ou votre besoin en assurances a-t-il changé en cours d'année ?
- Si oui : est-ce qu'on a assez pris en compte l'ensemble des risques du point de vue de l'assurance ?
- De quelles informations vos assureurs ont-ils besoin ?
Les réponses à ces questions vous aideront à compléter rapidement les données manquantes et à clarifier ce que les assureurs attendent de vous. Plus tôt vous commencerez avec les préparatifs, plus il vous restera de temps vers la fin pour l'analyse de vos données : découvrez les rapports entre vos données, identifiez les incohérences et anticipez les questions que votre assureur pourrait éventuellement vous poser.
Clarté dans la communication
Pour pouvoir collecter plus de données de risque de meilleure qualité, vous devez communiquer votre objectif à toutes les parties impliquées : quelles données attendez-vous de qui et quand ?
Des directives claires et transparentes sont importantes dans toutes les phases du processus de renouvellement, mais en particulier dans l'envoie du questionnaire, dans laquelle vous demandez à vos filiales une quantité non négligeable de données.
Vous n'êtes pas sûr que vos instructions soient bien claires et compréhensibles ? Posez-vous les questions suivantes :
- Est-ce que vos interlocuteurs dans les filiales savent ce que vous attendez d'eux et dans quel délai ?
- Est-ce que les filiales sont conscientes des conséquences de données non fournies ou fournies trop tard ou de questionnaires incomplets ?
- Avez-vous la possibilité d'obtenir à tout moment un aperçu sur l'avancée du renouvellement ? Qui a déjà retourné son questionnaire et qui ne l'a pas encore fait ? Qui devez-vous relancer ?
- Pouvez-vous expédier automatiquement des rappels si quelqu'un dépasse le délai fixé ?
- Existe-t-il un système de bonus/malus (p. ex. dans le cadre de l'allocation de prime) qui intègre la qualité des données livrées par les filiales et le respect des délais (et sinon, serait-il bien d'en introduire un) ?
Et enfin, last, but not least : compte-tenu de la complexité et du volume d'informations dans un questionnaire de renouvellement, assurez-vous que ce dernier
- soit clairement structuré,
- peut être rempli simplement et intuitivement,
- est disponible dans la langue locale et avec la devise du pays,
- est adapté au niveau de connaissance de l'utilisateur (n'utilisez les termes spécialisés du domaine de l'assurance qu'avec parcimonie).
Plus clairement vous communiquerez vos attentes, moins votre processus de renouvellement sera frustrant pour toutes les parties et plus cela leur permettra d'économiser du temps. Le résultat : plus de données de meilleure qualité et une vue globale la plus proche de votre profil de risque. Mission accomplie.
Faites passer votre outil de renouvellement en ligne
Le meilleur moyen de collecter efficacement des données de renouvellement est un outil moderne basé sur le web spécialement mis au point à cet effet (entre autres). Cet outil est connu sous le nom de système d'information de gestion du risque (SIGR). Un SIGR optimise votre façon de collecter, de valider, de consolider et d'analyser des données, en automatisant une grande partie des tâches administratives dans le cadre d'un renouvellement, vous aidant ainsi à vous concentrer sur l'essentiel. Un SIGR
- sauvegarde l'ensemble des données de façon centralisée,
- vous aide à trouver rapidement les données dont vous avez besoin,
- vous permet d'avoir accès à vos données actuelles et historiques,
- vous offre, grâce à des outils d'analyse et de reporting (Analytics), la possibilité de vous procurer à tout moment et à partir de n'importe quel endroit un aperçu sur l'avancée du renouvellement.
Et justement les deux derniers points sont importants car un SIGR vous aide à transformer automatiquement des données actuelles et historiques en informations significatives et importantes pour la prise de décision. En effet, la possibilité d'identifier des tendances et de montrer des modifications temporelles peut permettre à votre entreprise de réaliser des économies de prime importantes.
Reconsidérez la manière dont vous ou votre courtier collectez vos données de renouvellement et si les outils utilisés représentent une amélioration ou accentuent au contraire le "casse-tête lié au renouvellement“. Dans ce contexte, un SIGR agit comme un cachet d'aspirine ! Il vous aide à clarifier vos pensées pour vous concentrer sur l'essentiel.
