A l'ère du Big Data, un nombre croissant d'entreprises reconnaissent l'importance et la valeur des données qu'elles produisent au quotidien.

Et pourtant ce sont souvent ces mêmes entreprises qui misent sur des outils totalement démodés et inadéquats pour la gestion et l'analyse de leurs données, je veux parler des tableaux Excel.Dans le billet de la semaine dernière, il s'agissait déjà des problèmes qui se posent quand les Risk & Insurance Managers ou les courtiers misent encore en 2017 sur Excel en tant qu'outil pour la collecte des données pour le renouvellement de leur programme d'assurance.

Voici un bref rappel : Excel est parfaitement adapté pour l'analyse et l'évaluation des données, mais seulement à condition  qu'un expert en informatique disposant de bonnes connaissances informatiques, créé les tableaux de bord, y compris les diagrammes et les KPI.

Pourquoi les tableaux Excel ne sont-ils absolument pas appropriés pour cette tâche ? En voici les 5 raisons principales :

Excel est peu apprécié :

On ne sait pas exactement pourquoi, mais Excel a plutôt mauvaise réputation. En particulier si vous n'êtes pas précisément contrôleur de gestion et n'utilisez Excel que sporadiquement. Pour beaucoup, toutes ces données réparties dans des centaines de colonnes et de lignes manquent tout simplement de clarté ou ont de quoi intimider. Donc, si vous expédiez un e-mail avec une annexe Excel, en demandant poliment au destinataire de mettre à jour les données de renouvellement de ses sites dans des colonnes réparties sur plusieurs pages écran, vous risquez de rencontrer peu d'enthousiasme !

Le contexte n'est pas pris en compte :

Comme les données existent dans Excel sous leur forme brute, il est difficile pour le risk & insurance manager d'interpréter ce qui est important ou non, ou si les chiffres fournis sont plausibles. Par exemple, Excel n'exige pas de l'utilisateur d'entrer une explication de l'augmentation ou de la diminution de 10% d'une valeur (ex : chiffre d'affaires, nombre d'employés ou somme d'assurance choses) par rapport à la valeur de l'année précédente.

Les données sont difficiles à analyser :

Comme nous l'avons déjà mentionné, il est impossible, sans connaissances approfondies d'Excel, de transformer les données brutes en informations importantes pour la prise de décision et de les traiter de sorte que chaque destinataire puisse visualiser ces données telles qu'il en a besoin pour son travail quotidien. De plus, les données demandées chaque année sont souvent mémorisées dans des fichiers Excel différents, ce qui complique encore la réalisation d'analyses sur plusieurs années.

Pas de traçabilité :

Un des aspects de plus en plus important est la traçabilité: Avec Excel, il est impossible de savoir quelle valeur a été modifiée quand et par qui dans une cellule du tableau. En raison de l'augmentation des exigences de conformité et des nouvelles réglementations  la traçabilité des données de risque et d'exposition devient de plus en plus importante. Et dans ce contexte, Excel est décidément la pire solution.

Manque de support de processus :

Même à l'ère du Dropbox et du Cloud Computing, il reste difficile de mettre un tableau Excel à la disposition d'un grand nombre d'utilisateurs pour une lecture et un traitement simultanés. Sans parler du problème que le fichier (ou des parties de ce fichier) peut être effacé ou modifié par inadvertance. Au lieu d'être exploité en temps réel, on préférera donc expédier le fichier par e-mail, pour qu'il disparaisse ensuite dans la boîte de réception du destinataire.

Une bonne nouvelle cependant : Avec un SIGR (système d'information de gestion du risque), vous dites "good bye aux difficultés d'Excel“ et "hello à la gestion de données moderne “. Un RMIS résout en un temps record les inconvénients d'une gestion de données avec Excel décrits ci-dessus, en permettant des évaluations radicalement nouvelles et une transparence inconnue jusqu'alors, par le simple fait que toutes les données de risque, d'exposition, d'assurance et de sinistre sont centralisées

Pour plus d'informations sur les raisons pour lesquelles vous devriez réfléchir à investir dans un SIGR, consultez le Blog "Le SIGR, qu'est-ce que c'est ? Et à quoi ça sert ?“