<img src="https://secure.leadforensics.com/91140.png" style="display:none;">

Facteurs-clés de succès et objectifs SMART pour réussir la mise en oeuvre d'un SIGR

objectifs SMART pour réussir la mise en oeuvre du RMIS

Notre dernier post traitait des six facteurs responsables du succès (ou l'échec) d'un projet SIGR:

  • Définir un projet de taille réaliste („think big, start small“)
  • Intégrer dès que possible l'utilisateur final du SIGR
  • Créer une „expérience utilisateur“ positive
  • Assurer le soutien de la part de la direction
  • Donner le bon exemple
  • Définir les objectifs du projet, surveiller s'ils sont bien atteints et communiquer les résultats

Dans cet article, nous vous montrons pourquoi il est absolument nécessaire de définir dès que possible les objectifs du projet et de les surveiller et piloter tout au long de la mise en oeuvre.

Mais, par où commencer ? Au départ, il est bon de réfléchir le plus tôt possible aux facteurs-clés de succès (FCS) ou Critical Success Factors (CSF). Dans le cadre de la mise en oeuvre d'un SIGR, ces facteurs exercent une grande influence sur l'atteinte des objectifs fixés. Les indicateurs de performance ou Key Performance Indicators (KPIs) permettent de mesurer les FCS.

Dans la pratique, l'équipe de projet connait les principaux FCS. Dans la plupart des cas, ce sont justement eux qui ont conduit le client à investir dans un SIGR :

  • optimisation des coûts du risque
  • surveillance des frais d'assurance
  • prévention contre toute lacune de couverture et assurance d'une couverture de risque adéquate
  • diminution des coûts des sinistres
  • prévention ciblée des sinistres
  • augmentation de la transparence et création de processus plus efficaces

Une identification rapide et une surveillance régulière des FCS sont vitales sur toute la durée du projet pour assurer le succès de la mise en oeuvre d'un RMIS.

FCS = Exigences critiques pour la gestion des risques et des assurances

Immédiatement après avoir signé le contrat, l'équipe de projet se réunit avec l'équipe commerciale pour savoir quels avantages le client attend de l'introduction d'un SIGR.

Au cours de la réunion de lancement, on demande au client quels sont ses plus grands défis. De plus, il est important de connaître les facteurs qui font dire au client que la mise en oeuvre d'un SIGR contribue ou pas à maîtriser ces mêmes défis.

Pour pouvoir comprendre en détail les exigences spécifiques du client, l'idéal serait d'intégrer dans la discussion le plus grand nombre possible d'acteurs ou représentants de diverses parties prenantes. Une saisie détaillée des attentes posées au nouveau système est également importante. C'est la seule manière de configurer une solution qui aidera le client à atteindre ses objectifs dès le départ.

Dans ce contexte, une définition rapide des facteurs-clés de succès (FCS) est indispensable. L'équipe de projet peut orienter ses activités en fonction des objectifs fixés et les prendre en compte pour la configuration, des essais jusqu'à la présentation des rapports

Même après la mise en service, les FCS aident à surveiller régulièrement la contribution positive d'un SIGR aux résultats de l'entreprise, par exemple sous forme de réduction des coûts et de gain de productivité, pour éventuellement corriger le tir.

S.M.A.R.T. ? ou pas si S.M.A.R.T. ?

Quel est donc le meilleur moyen de définir les FCS relatifs au projet pour l'introduction d'un SIGR ? Comme pour formuler les objectifs, le „principe SMART“ est aussi valable pour les facteurs-clés de succès. Un FCS bien formulé doit être

S  – Spécifique (Specific)
M – Mesurable (Measurable)
A – Réalisable (Achievable)
R – Réaliste (Realistic)
T – Dans les déalis (Timely)

Regardons ci-dessous quelques exemples :

  1. Le client attend du système qu'il établisse automatiquement des rapports et les expédie le premier lundi de chaque mois à des utilisateurs sélectionnés. Les rapports doivent correspondre exactement aux modèles qui étaient jusqu'à présent établis à la main.
    Ce FCS est S.M.A.R.T car il décrit exactement  ce que le client attend.
  2. Le client attend que l'équipe qui s'occupe des sinistres chez l'assureur reçoive automatiquement un courriel avec les détails du sinistre, dès qu'un nouveau sinistre est saisi dans le système, au plus tard deux jours après que le sinistre a eu lieu.
    Ce FCS est S.M.A.R.T car il décrit exactement ce que le client attend.
  3. Le client a posé comme objectif que les coûts de mise en oeuvre du SIGR soient les plus bas possibles. Ce FCS n'est pas S.M.A.R.T car il manque un critère concret mesurable. Il faudrait spécifier les „faibles coûts de mise en oeuvre “ en écrivant „respect du budget du projet de X euros“.
  4. Le client attend du système qu'il établisse d'ici au 30 septembre de chaque année sept rapports dont le service des souscriptions de l'assureur a besoin le 1er décembre pour le renouvellement du programme d'assurance.
    Ce FCS est S.M.A.R.T car il décrit en détail ce que le client attend.

Mesurer le rendement du projet de mise en oeuvre du SIGR

De nombreux projets de logiciel sont mis en oeuvre selon les critères „in time, budget et quality“ (les trois dimensions de projet classiques) et sont donc considérés par la direction du projet comme réussis. Toutefois, il arrive beaucoup trop souvent qu'un acteur (aussi bien un utilisateur final que la direction) ne soit pas satisfait du résultat, voire même considère le projet comme un échec.

La raison la plus courante est qu'on n'a défini aucun facteur ou pas de facteur de succès objectivement mesurable qui pourrait servir à l'équipe de projet de „point d'orientation“ pour l'introduction du SIGR. On ne peut donc pas vérifier dans le cadre du rapport de rendement si toutes les attentes reliées au projet SIGR peuvent être remplies.

Veillez cependant noter que le „concept S.M.A.R.T“ n'est pas une formule de réussite mais représente seulement une aide pour rendre spécifiques et mesurables les facteurs de succès et les objectifs de projet en résultant. C'est la seule chose qui permet de reconnaître le plus rapidement possible d'éventuelles divergences et de prendre des mesures en conséquence. Et seul cela montre à l'équipe de projet quand une étape est atteinte et quand il est temps de fêter ce succès.

Detaillierte Informationen über den Einsatz eines Risikomanagement-Informationssystems (RMIS)

Catégories: Risk Management Software