La saisie des données via une application mobile (MDE) facilite la saisie des données de risque, d'assurance et de sinistres indépendamment du lieu, c'est-à-dire là où elles sont produites : en cas d'incendie, dans l'atelier, lors de la visite d'une usine ou lors d'une consultation des employés dans le cadre d'un audit. Plus besoin d'un PC fixe mais seulement d'un appareil mobile (p. ex. tablette ou smartphone) et d'une application correspondante. Cela permet d'optimiser différents processus opérationnels comme la déclaration d'incidents et de sinistres, réalisant ainsi une économie de temps et d'argent pour la collecte et la saisie d'informations.

Vue d'ensemble sur les avantages d'une saisie des données via une application mobile:

• Suppression d'une saisie de données redondante
• Limitation des erreurs de re-transcription des données entre papier et PC
• Possibilité de saisie hors ligne et de synchronisation dès que l'appareil mobile est en ligne
• Possibilité de commencer la saisie des données sur une tablette pour l'achever sur le PC
• Possibilité de saisir des photos, des coordonnées de GPS et des messages vocaux
• Possibilité de suivre l'avancée du dossier en temps réel

En résumé, la saisie des données via une application mobile, permet aussi bien aux utilisateurs sur place qu'au service des risques et des assurances central (ou au gestionnaire qualité ou sécurité interne) une grande économie de temps et d'argent.

Les processus typiques tels déclaration d'incidents ou saisie des rapports de visites de risques sont facilités et présentent en même temps, moins de risques d'erreurs. Avec la saisie mobile des données, plus besoin de papiers. Les avantages les plus évidents de la saisie des données sur des applications mobiles concernent les processus quotidiens. Prenons l'exemple d'un scénario de déclaration d'un sinistre avec et sans saisie mobile des données.

Déclaration d'un sinistre "classique" 

Le directeur d'une usine sur un site de production en Amérique du Sud est informé par l'un de ses collaborateurs qu'un cylindre est défectueux. La procédure prévoit une déclaration rapide du sinistre auprès du service d'assurances central en France, afin de permettre d'entamer les démarches nécessaires (en fonction de l'importance du sinistre et de son étendue).

En règle générale, le directeur de l'usine doit remplir à la main un formulaire de déclaration de sinistre prédéfini, le scanner et l'expédier par e-mail au service d'assurances interne. Ou alors, si il existe un  formulaire de déclaration en ligne, il doit saisir les données depuis l'ordinateur dans son bureau. Dans ces deux  cas, il doit sauvegarder les photos prises avec son appareil photo ou son portable sur son ordinateur, pour les joindre ensuite à un e-mail ou à un formulaire en ligne.

Après sa déclaration par e-mail, il reçoit en décalé un accusé réception sur la situation de son dossier (par exemple, dossier sous la franchise, pas assurés, en cours de traitement, informations supplémentaires nécessaires). Le directeur d'usine n'a donc aucune possibilité d'obtenir rapidement un aperçu sur l'état actuel de traitement des sinistres. Ce manque de transparence constitue un problème, en particulier dans le domaine des sinistres récurrents.

Un autre problème est que, dans "le feu de l'action“,  la personne qui déclare l'incident oublie souvent de saisir des informations nécessaires à la vérification du sinistre (p. ex. description du sinistre, lieu / usine, photos, etc.). Cela entraîne des échanges de communication inutiles et des demandes de précisions et ralentit le traitement du sinistre par le service interne des assurances ou par le prestataire de services responsable.

Avantages de la saisie des données via une application mobile 

1. Processus numériques simplifiés de bout en bout

La saisie des données via une application mobile facilite et simplifie grandement le processus de déclaration du sinistre (aussi bien pour la personne qui déclare le sinistre que pour celles qui le traite). Un processus rapide et simple est possible, mettant fin aux montagnes de papiers. Le directeur de l'usine peut commencer directement la déclaration du sinistre sur sa tablette ou son smartphone, n'étant plus dépendant des documents qui se trouvent dans son bureau (où trouver le formulaire de déclaration de sinistre ? Est-ce la dernière version du formulaire ? Quelle est l'adresse URL du formulaire de déclaration en ligne ?).

2. Questionnaires interactifs adaptés au niveau de connaissances de celui qui saisit les données

Un des avantages les plus importants est la possibilité de concevoir la saisie de manière interactive. Une logique de ramification plus ou moins complexe garantit que celui qui déclare le sinistre ne doit répondre qu'aux questions qui sont vraiment pertinentes pour le traitement du sinistre (p. ex. si des tiers ont été blessés, il doit répondre à des questions supplémentaires concernant la personne blessée. Si le véhicule d'un tiers a été endommagé, les informations le concernant sont aussi pertinentes).

3. Qualité de données élevée dès le départ

L'automatisation des étapes du processus permet d'éliminer d'éventuelles sources d'erreur d'une saisie conventionnelle des données. Lors de la saisie des données, l'application vérifie immédiatement si des erreurs ont été commises. Des inscriptions erronées dans le système en raison de fautes de frappe, inversion de chiffres ou de champs non remplis sont évitées grâce aux contrôles, ce qui augmente la qualité des données dès leur saisie.

4. Temps réel pour tous les utilisateurs

La saisie mobile des données offre de plus des avantages en terme de temps. D'une part, les données les plus actuelles sont toujours appelées de la plateforme de gestion des risques et des assurances rattachée et, d'autre part, les données sur la plateforme elle-même peuvent être actualisées en permanence.

Dans cet exemple de scénario, le directeur de l'usine peut reconnaître l'état d'avancement des sinistres déclarés par simple coup d'œil sur l'application. Car les données sont dans l'appli en temps réel et il n'y a pas de décalage entre la déclaration et l'enregistrement des données sur la plateforme de gestion des données. Les données peuvent ainsi être évaluées mieux et avec plus de précision.

La saisie mobile des données est la prochaine évolution

L'abandon des déclarations de sinistres sur papier pour passer à une déclaration des sinistres en ligne via des masques individuels, avec champs obligatoires, contrôles de cohérence et assistance de workflow (message d'alerte), représentait et représente toujours pour bon nombre d'entreprises un pas important vers des processus numériques. La saisie mobile des données (MDE) est le développement logique de cette approche et pour ainsi dire l'étape suivante.

Capture est la réponse de Ventiv à un monde dans lequel les hommes veulent rester informés , tout en étant mobiles et indépendants de leur bureau. Capture ouvre des possibilités totalement nouvelles pour saisir et traiter les données de l'ensemble de l'entreprise, p. ex dans le cadre d'audits, de visites de risques, en temps réel et avec une qualité inconnue jusqu'alors.

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