Nous avons déjà mentionné pourquoi conserver le contrôle sur les données de contrat, de risque et de sinistre est d'une importance décisive pour les décideurs, dans le cadre de la gestion des risques et des assurances au niveau du groupe. Et cela à tout moment et indépendamment du courtier ou de l'assureur concerné. Ce sujet est primordial et le restera vraisemblablement toujours.

Les prestataires de service vont et viennent, les courtiers sont remplacés et les contrats d'assurance peuvent être renégociés auprès d'autres assureurs. Mais peu importe ce qui se passe „derrière le rideau“. En tant que gestionnaire des risques et souscripteur d'assurances, vous êtes toujours responsable de la mise en œuvre de la stratégie de gestion des risques et de la couverture optimale des risques de l'entreprise. Pas facile si on réfléchit au nombreux nouveaux risques venant se rajouter aux risques traditionnels : cybercriminalité, risques de réputation, supply chain. Vous n'êtes pas sans le savoir.

Sans parler des nombreux acteurs internes et externes qui ne vous facilitent pas vraiment la tâche. Ce sont d'une part les exigences accrues de la part de votre direction qui veut savoir quelle est votre participation concrète au succès de l'entreprise. D'autre part, les assureurs avec leurs services de souscription qui ont besoin de toujours plus d'informations sur vos risques, toujours plus détaillées pour soumettre une offre. Et enfin „last but not least “, vos interlocuteurs dans les filiales qui vous demandent pourquoi ils payent une prime plus élevée que d'autres filiales et pourquoi le règlement des sinistres dure si longtemps.

Les Risk & Insurance Managers doivent être en mesure de couvrir toutes ces exigences et de répondre aux questions rapidement et avec transparence. Et pour cela, ils ont besoin d'une grande quantité de chiffres, de données et de faits. Et il faut tout d'abord les saisir, les sauvegarder et les évaluer. 

Outils informatiques : nécessaires mais pas suffisants

Contrairement à l'avis dominant, la simple utilisation de technologie ne permet pas à elle seule de réduire la complexité inhérente à la gestion des risques et des assurances. Un outil informatique ou une quelconque technologie ne peuvent jamais être à eux seuls la solution à un problème complexe. Ce n'est que quand on s'est fait une idée claire des processus et des responsabilités existants que l'on peut réfléchir à la façon d'optimiser les processus et la coopération entre les participants à l'aide d'un outil informatique.

Autrement dit, un outil informatique est une condition nécessaire (car irremplaçable pour une gestion efficace et transparente), mais insuffisante (car il requiert en supplément des processus et des règles de coopération clairement définis).

Un SIGR crée un lien entre personnes, processus et données

La bonne nouvelle : après le „Management-by-Excel-Spreadsheets“, les tableaux, les formulaires et les sites web Sharepoint improvisés ou les bases de données en libre accès, il existe un autre stade d'évolution. À savoir les solutions de gestion de données basées sur Internet (connues comme SIGR, systèmes d'information de gestion des risques) qui assistent les responsables des risques et des assurances dans leurs tâches opérationnelles et stratégiques. Ces systèmes permettent de rassembler sur une seule plateforme les personnes, les processus et les données, indépendamment du lieu et de l'heure. En tant que „plaque tournante centrale de données“ c'est la base d'un échange numérique efficace, transparent et continu de données, d'informations et de documents, entre tous ceux qui participent au processus. Et cet "entrepôt" de données est équipé d'un système de rapport (Reporting) intégré qui transforme en un simple clic les données sauvegardées en informations pertinentes, mises à disposition de toutes les personnes concernées sous forme de tableaux de bord et de rapports.

Et maintenant vous allez peut-être dire : „C'est bien beau tout ça, mais comment est-ce que je peux motiver tous les acteurs (filiales, courtiers, assureurs, direction, etc.) à travailler sur cette plateforme ? Quels en sont les avantages ?“

Une situation gagnant-gagnant pour tout le monde augmente les chances de succès pour un SIGR

L'exemple du processus de déclaration des sinistres permet de mieux comprendre les avantages d'un SIGR. Grâce à la technologie Mobile, on peut faire sur le terrain la première déclaration de sinistre au lieu de la faire au bureau. A l'aide d'une application sinistres, le chef d'atelier (sans doute pas un expert en assurance), grâce à sa tablette ou son Smartphone, peut saisir très facilement – même hors ligne - les premières informations relatives à l'incident et pertinentes pour la suite des opérations (y compris photos et informations GPS). Ces informations sont transmises au SIGRdès que le chef d'atelier est à nouveau en ligne.

Plus de formulaires de déclaration de sinistre, de courriels ou de fax. L'incident est enregistré dans le SIGR et les acteurs concernés (p. ex. courtier, assureur, service assurance central) sont automatiquement informés par e-mail. Les communications et documents que les personnes concernées échangent par la suite au cours du traitement du sinistre sont automatiquement sauvegardés dans le SIGR qui tient tous les participants au courant pendant tout le cycle de traitement du sinistre. En outre, on peut suivre la situation à tout moment dans le SIGR et la vérifier à tous les niveaux (qui a modifié quoi, quand, d'où à où).

Bilan

Un SIGR, en liaison avec une application sinistres intuitive, permet de saisir rapidement et aisément tout incident, événement non assuré ou sinistre sous franchise. Il crée ainsi une transparence inégalée des coûts réels des risques, tout en diminuant les coûts pour tous les participants (pas de double saisie de données, flux de trésorerie amélioré, évaluation des données plus facile, etc.)

Une application sinistres mobile n'est qu'un exemple pour montrer comment une situation gagnant-gagnant peut être obtenue pour toutes les personnes impliquées dans le processus de gestion des risques et des assurances. Dans mon prochain article, je me propose de donner d'autres cas d'application.