Il est vrai que le renouvellement d'un programme d'assurance international est un processus complexe. Mais est-ce que vous vous êtes déjà demandé s'il est vraiment inévitable d'y investir autant de temps et d'effort ?

La technologie joue un rôle décisif dans l'optimisation du processus dans son ensemble et la réduction du risque d'erreurs humaines lors de la collecte des données. Encore faut-il que les outils informatiques utilisés soient vraiment appropriés pour vous apporter à vous, à votre équipe et à toutes les personnes concernées un véritable soutien dans toutes les tâches. Vous pensez que vos systèmes actuels ne répondent pas assez à vos exigences ? Alors, il est urgent d'envisager de changer.Mais comment savoir si vous avez besoin d'un outil informatique plus moderne et plus efficace ?

1. Le processus de renouvellement dure trop longtemps

C'est bien connu : un renouvellement est compliqué et demande du temps. Mais le temps à investir pour rassembler, épurer et copier vos données doit être limité. Les Risk & Insurance Manager ou les courtiers qui ont opté pour Excel comme outil de renouvellement, ont besoin jusqu'à 2 mois et demi pour l'ensemble du processus de renouvellement. Beaucoup de temps passé et gaspillé à

• vérifier et valider les données,
• consolider les tableaux Excel,
• surveiller l'avancement du renouvellement,
• rappeler aux filiales qui ne l'ont pas encore fait de remettre leur questionnaire de renouvellement.

Ces problèmes peuvent être solutionnés efficacement grâce à une plateforme moderne de gestion des données sous la forme d'un SIGR (Système d'information et de gestion des risques).

Pourquoi ? Parce qu'un SIGR :

• centralise toutes les informations (on parle aussi de „Single Point of Truth“ ou SPOT).
• offre une transparence totale sur l'état actuel du renouvellement : où en est chaque filiale dans sa réponse au questionnaire de renouvellement ?
• automatise la pénible gestion des rappels, qui peuvent ainsi être expédiés rapidement et automatiquement.
• valide les données dès leur saisie, vous évitant la gestion d'innombrables tableaux Excel pour trouver l'erreur.

Les entreprises qui ont recours à un outil informatique moderne pour plus de transparence et d'efficacité dans leur processus de renouvellement économisent du temps et de l'argent. Mais ce n'est pas dû à la seule optimisation du processus.

Un autre effet positif sont des économies de primes et de meilleures conditions d'assurance, résultant de données de risque d'une meilleure qualité et complètes. Certains de nos clients ont pu atteindre ainsi jusqu'à 30% d'économie de primes !

2. Les données ne reproduisent que partiellement votre profil de risque

Les données sont comme le carburant qui fait tourner à plein le „moteur de souscription“ de votre assureur. Plus les données fournies au marché sont de bonne qualité et détaillées, plus votre „histoire“ ou votre soumission sera crédible. Le seul fait que vous utilisiez un SIGR et qu'il vous suffit d'appuyer sur un bouton pour transformer des données en informations pertinentes peut convaincre les assureurs de votre professionnalisme en tant que Risk & Insurance Manager.

Par contre, si vous (ou votre courtier) utilisez encore en 2017 des tableaux Excel pour votre collecte de valeurs, vous ne profiterez sans doute pas des avantages cités. L'utilisation d'une solution de gestion de données basée sur Excel, crée vraiment des mauvaises conditions pour obtenir des données de qualité. L'outil de renouvellement Excel pose les problèmes suivants :

• ce n'est purement et simplement pas un outil de gestion de données.
• il est exposé à des erreurs de saisie et à des manipulations hasardeuses.
• une comparaison de données de fichiers différents est impossible sans un travail de programmation.
• pas d'historisation et de suivi des évolutions, car dès qu'une valeur est saisie, elle écrase la valeur précédente.

Aujourd'hui, même s'il est vrai qu'Excel est utile pour l'analyse et l'évaluation des données, ce ne sont pas les alternatives qui manquent pour le remplacer comme outil de collecte et de consolidation des données.

Un outil moderne de renouvellement devrait vous permettre de,

• saisir des données rapidement et simplement par des formulaires et des questionnaires basés sur le web.
• détecter d'éventuelles erreurs dès la saisie des données pour pouvoir les corriger rapidement.
• avoir à tout moment une vue d'ensemble sur les questionnaires de renouvellement pas encore validés.
• établir vous-mêmes des évaluations, des rapports et des tableaux de bord pour être à cet égard moins dépendant de votre courtier.

Un outil, dont le but est de vous assister pour la saisie globale de données et pour la création d'une rapport de grande qualité, augmente vos chances d'obtenir les meilleures primes et conditions pour vos risques.

3. Votre questionnaire de renouvellement n'est pas intuitif

La phase de consolidation des données est sans aucun doute la plus difficile de tout le processus de renouvellement. Savoir où en sont les filiales dans le remplissage du questionnaire (et où elles ont éventuellement des problèmes) et que les informations fournies sont complètes et correctes a une grande influence sur la réussite du renouvellement.

Il est tout aussi important de rendre le processus de renouvellement aussi simple et compréhensible que possible pour les responsables des filiales. Pour ce faire, un outil de renouvellement moderne est aussi d'une grande utilité car il permet de

• envoyer automatiquement des rappels par e-mail,
• remplir le questionnaire avec des valeurs de l'année précédente préaffichées,
• établir par simple pression sur un bouton des rapports standard pour la soumission.

Comme tout bon logiciel, un outil de renouvellement devrait pouvoir être utilisé intuitivement, sans frmation formation particulièrepour que, dès le départ, l'expérience utilisateur soit positive.

Un SIGR moderne satisfait à cette exigence en permettant à l'utilisateur de saisir ses données dans un seul questionnaire à partir de n'importe quel terminal mobile et d'avoir à tout moment une vue d'ensemble sur l'état de remplissage des formulaires.

Une manipulation intuitive et simple du système est la base d'une bonne acceptation de la part de l'utilisateur, ce qui est à son tour nécessaire pour obtenir une bonne qualité des données et donc de la soumission et - last but not least – des primes et des conditions adaptées au risque. 

Une modernisation de votre processus de renouvellement ?

Connaissez-vous les problèmes cités ? Les renouvellements sont-ils pour vous sources de maux de tête car vous craignez de ne pas pouvoir rassembler à temps le dossier d'appel d'offres assureur? Un SIGR agit comme un cachet d'aspirine contre le stress annuel des renouvellements. Il vous aide à y voir plus clair et à vous concentrer sur ce qui est important.

Souhaitez-vous plus de conseils pour optimiser votre processus de renouvellement ? Alors, téléchargez notre guide „Optimisation du processus de renouvellement en utilisant un SIGR“.