Un article de Mary Long „Goodbye Spreadsheets, You Had a Good Run” que j'ai lu récemment traite d'un phénomène que je rencontre régulièrement depuis des années quand je parle avec des responsables de gestion des risques et des assurances, qu'ils travaillent pour une entreprise moyenne ou un groupe côté en bourse.

Ce phénomène est le suivant : même à notre époque où numérisation et interconnexion ne cessent de croître (Cloud, Mobility, Internet of Things), la gestion des risques, des assurances et des sinistres au niveau de l'entreprise s'effectue toujours majoritairement avec Excel. Indépendamment de ce que cela permet de dire concernant l'importance accordée à une gestion des assurances au niveau de l'entreprise, on pourrait vraiment supposer que les entreprises qui dépensent des millions pour la gestion intégrée (ERP), les ressources humaines et la gestion de la relation client (CRM) prévoient aussi un budget pour l'informatique dans le service des assurances.

En effet, même si la gestion des risques et des assurances n'est pas typiquement une compétence clé, il en va – comme pour toutes les composantes de la chaîne de valeur – de l'optimisation des processus et de l'utilisation des ressources. Cependant, une simplification des processus et un allègement du travail  ne peuvent s'effectuer que par l'utilisation systématique d'un outil informatique approprié, ce qui n'est absolument pas le cas pour  Excel.

Retour vers le futur avec „Management-by-Excel“

Imaginez-vous un peu : ce que je nomme „l'écosystème de la gestion des risques et des assurances“ (donc le service des risques et des assurances du client, les filiales, les prestataires externes comme courtiers et assureurs, etc.) repose en grande partie sur un outil mis au point vers la fin des années 1970 par Messieurs Bricklin et Frankston. VisiCalc, c'est le nom de l'ancêtre d'Excel, était il y a quasiment 40 ans la première „Killer-App“ pour PC (avec la mémoire requise d'un fichier image GIF).

Mes observations s'appuient sur une étude datant de 2016 dans laquelle 70% des  Risk & insurance managers déclarent opter pour Excel comme outil informatique. Qu'est-ce que cela nous révèle ? Que la majeure partie des responsables des assurances et des risques se contentent d'un outil informatique qui a connu son apogée alors que leurs parents étaient vraisemblablement encore à l'école !

Pas de bonne gestion sans mesure. Ou : comment rendre visible la contribution positive

Rappelons en quoi consiste la tâche principale d'un Risk & insurance manager. Eh bien oui, c'est la mise en place d'une gestion globale des risques qui devrait mettre au premier plan les objectifs suivants:

• Modifier positivement la situation de l'entreprise en matière de risques, donc créer une relation équilibrée entre rendement (chance) et risque de pertes (risque).
• Optimiser les coûts du risque.

La gestion des assurances proprement dite joue un grand rôle dans la gestion des risques car c'est en effet un outil important dans le contrôle et la maîtrise des risques, (par ex. transfert des risques via des contrats d'assurance). La création d'une culture du risque efficace dans l'entreprise en est à la base et, en tant qu'„agents de changement“, les managers du risque doivent y apporter leur contribution.

Mais il s'agit en fait – en particulier pour les dirigeants de l'entreprise – de comprendre la contribution positive de la gestion des risques et des assurances au succès de l'entreprise, à l'aide de chiffres et de faits tangibles. Mais cette transparence et tangibilité ne peuvent pas être réalisées à l'aide d'outils informatiques archaïques.

Nous n'utilisons plus les téléphones à cadran ni ne regardons plus des films sur cassettes VHS. Alors, pourquoi donc les managers des risques et des assurances font-ils toujours confiance à l'outil de gestion des données Excel ?

La gestion des risques et des assurances est trop complexe pour Excel, mais pas pour un SIGR

Il est indéniable qu'Excel est bien adapté pour l'évaluation et la visualisation des données et devrait continuer à avoir sa place parmi les outils de tout manager. Mais, dans un monde interconnecté et complexe dans lequel le déroulement des processus est international et où les gens travaillent à différents endroits et en décalé, Excel est vraiment mal adapté.

À l'ère des solutions de gestion des données basées sur le web, ce qu'on appelle les systèmes d'information et de gestion des risques (SIGR) sont les meilleurs (et finalement les moins chers). Un entrepôt centralisé pour toutes les données de risques, d'assurances et de sinistres (données de base et données financières) au niveau de toute l'entreprise ainsi que pour les documents de toutes sortes. Les données peuvent être y saisies soit directement, soit par masques en ligne, ou y être échangées automatiquement via des interfaces avec des systèmes internes (comptabilité, ressources humaines) ou externes (courtiers, assureurs).

Ces données et informations sont disponibles en temps réel pour les utilisateurs du SIGR sous forme de rapports, d'évaluations et de tableaux de bord pertinents. Et ceci dans  n'importe quelle partie du monde et quel que soit leur accès au système. Bienvenue dans l'ère du numérique !

SIGR comme „Single Point of Truth“ pour une meilleure gestion des risques et des assurances

Les managers des risques et des assurances qui prennent leur travail au sérieux et veulent donner le bon exemple dans leur entreprise ne devraient plus considérer Excel comme l'outil privilégié de gestion des données et de reporting. En effet, Excel ne permet pas une gestion des risques et des assurances cohérente et durable au niveau de toute l'entreprise.

Une qualité primordiale manque à Excel, à savoir la possibilité de représenter un Single Point of Truth (SPOT), donc un lieu centralisé où confluent des données provenant de sources différentes de l'intérieur aussi bien que de l'extérieur de l'entreprise : données d'incidents et de sinistres, données de contrats d'assurance, de risques et d'actions, données de risques des sites, chiffres clés de l'entreprise et expositions, rapports de visite, audits, documents scannés, etc.. De plus, un SIGR aide à transformer toutes ces données en informations pertinentes pour la prise de décision, et ceci par simple pression sur un bouton et sans perte de temps ni risque d'erreur si on  copie à la main.

Donnez donc le bon exemple et optez pour un SIGR, la solution de gestion des données moderne, basée sur le web et orientée vers l'avenir qui, aujourd'hui comme demain, vous aidera à atteindre vos objectifs. Vous pouvez bien entendu continuer à utiliser Excel pour votre reporting (ce que du reste un SIGR permet aussi de faire). 

Post image: Pavan Trikutam sur Unsplash.com